Vorstellungsgespräch – Onboarding-Prozess für Recruiter von LHC International

Ronald kam 2020 zu LHC International und war zunächst Senior Consultant in unserem Finanzteam. Vor kurzem hat er bei uns die Position des Training & Development Consultant übernommen.

Er sprach mit mir über die Bedeutung eines strukturierten Onboardings und erklärte, worauf es ankommt, um den Grundstein für erfolgreiche motivierte Mitarbeiter im Unternehmen zu legen.

Ronald, was genau sind deine Aufgaben bei LHC?

Angefangen habe ich ursprünglich als Senior Consultant in unserem Finance Team, doch seit Februar 2022 habe ich nun als „Training & Development Consultant“ eine ganz andere Position zu betreuen. Ich arbeite nicht mehr extern, kümmere mich aber um internes Training und Onboarding bei LHC International.

Meine Aufgabe ist es, die Onboarding- und Schulungsprozesse für das gesamte Unternehmen und die neuen Teammitglieder zu gestalten. Das kurzfristige Ziel dabei ist, sicherzustellen, dass jedes neue Teammitglied alle Informationen und Tools erhält, die es für den Start benötigt. Dies erfordert die Etablierung und Umsetzung bestimmter Standards für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Langfristig besteht meine Aufgabe aber nicht nur im Onboarding neuer Teammitglieder, sondern auch in der Entwicklung von Prozessen und Konzepten zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Fähigkeiten des gesamten Teams inklusive langjähriger und erfahrener Berater.

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus?

Meine Arbeit beginnt, sobald der neue Mitarbeiter seinen Vertrag unterschrieben hat. Sofia, zuständig für „People & Culture“, kümmert sich um den gesamten Rekrutierungsprozess bis zur Vertragsunterzeichnung. Dann erhalte ich die Informationen, die ich über die neuen Mitarbeiter benötige: ihren Namen, ihre Rolle, ihre Qualifikationen usw….

Ich sorge dafür, dass jedes neue Teammitglied im Voraus ein Willkommenspaket erhält; sprechen Sie mit dem Team und den Teamleitern und wählen Sie aus, wer der „Buddy“ (Ansprechpartner für Fragen und Probleme) des neuen Mitarbeiters sein soll. Auch die Organisation der Onboarding-Woche kommt ins Spiel, wo einige unserer Senior-Consultants die neuen Mitarbeiter in die Tools einführen, mit denen wir täglich arbeiten.

Dabei jongliere ich mit verschiedenen Zeitplänen, da im Schnitt 5–6 Mitarbeiter am Onboarding beteiligt sind. Darüber hinaus gibt es natürlich eine Vorstellungsrunde, bei der die neuen Kollegen etwas über die jeweiligen Mitarbeiter und Teams sowie die Branchen, in denen sie tätig sind, erfahren.

Welche Fähigkeiten braucht man fürs Recruiting und wie bringt man sie jemandem bei?

Im Recruiting gibt es unterschiedliche Rollen, die unterschiedliche Fähigkeiten und Qualifikationen erfordern. Wenn Sie beispielsweise in einer 360°-Recruiting-Rolle tätig sind, geht es nicht nur um Rekrutierung und Kandidatenbindung. Sie müssen auch in der Lage sein, unseren Service, die Struktur und unsere Prozesse dahinter bei einem Kunden zu platzieren.

Wenn Sie jedoch als Researcher oder Kandidatenberater hauptsächlich auf der Kandidatenseite tätig sind, müssen Sie sich für einen erfolgreichen Prozess ganz andere Fragen stellen.

Wir geben unseren Mitarbeitern Leitlinien, Verhaltensregeln an die Hand, aus denen sie nach und nach ihre eigene Arbeitsweise entwickeln können und sollen. Bei LHC konzentrieren wir uns lieber auf Qualität als auf Quantität. Beispielsweise geben wir keine bestimmte Anzahl von Anrufen pro Tag vor. Aber gerade am Anfang, gerade wenn man noch keine Erfahrung in einem Job mit vertrieblicher Komponente hat, ist es wichtig, nicht nachzulassen und auch nach mehreren erfolglosen Telefonaten weiterzumachen. Denn die erworbene Routine führt automatisch zu mehr Selbstvertrauen und Souveränität und letztlich zum Erfolg.

Warum ist ein strukturierter Onboarding-Prozess für diese Rolle wichtig?

Der Zweck des Onboardings besteht darin, den Mitarbeitern alle Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Wir überlassen es den Beratern mit wachsender Erfahrung, ihre eigene Arbeitsweise umzusetzen.

Aber wir geben ihnen zu Beginn eine Orientierung und eine erste Struktur, zum Beispiel eine Checkliste mit Fragen, die sie jedem Kunden/Kandidaten stellen können.

Das Onboarding ist jedoch nur der erste Teil des gesamten Schulungsprozesses eines neuen Beraters. Wir ermutigen jeden, sich die Zeit zu nehmen, anderen Kollegen in ihrem täglichen Geschäft zuzuhören und sich selbst inspirieren zu lassen. Ob Kandidateninterview oder Akquisegespräch, alle können jederzeit voneinander lernen.

Das ist auch der Grund, warum wir ein offenes Büro haben. So können Sie jederzeit Feedback geben und einholen. Auf diese Weise entwickeln wir uns alle ständig weiter.

Es ist wichtig zu verstehen, dass bei allem Input von Kollegen jeder Berater seinen eigenen Stil entwickeln darf und soll. Denn wie in den meisten anderen Jobs ist Authentizität einer der größten Schlüssel zum Erfolg.

Und wie sieht dieser Onboarding-Prozess bei LHC aus?

Wir haben einen Onboarding-Prozess eingerichtet, der mit einem zwanglosen Begrüßungstag beginnt, um das gesamte Team kennenzulernen. Wir freuen uns über ein Teamfrühstück, wenn mehrere Mitarbeiter am selben Tag bei uns starten. Wir sprechen auch über die Werte und die Geschichte des Unternehmens, und Garry, unser CEO und Gründer, erklärt seine Vision und gibt einen Ausblick auf das, was wir auf Lager haben.

Am zweiten Tag widmen wir uns dem Thema „Kandidaten“. Wie gehe ich auf Kandidaten zu? Wie baut man ein Netzwerk auf? Was ist nachhaltiges Networking? Wie sieht die Kandidaten-„Journey“ in einem typischen Bewerbungsprozess bei uns aus? Was müssen wir besser machen als Konkurrenzunternehmen, um Kandidaten zu halten? Woran erkenne ich, ob ein Kandidat wirklich wechseln möchte oder sich erst einmal auf dem Markt umschaut? …

Dann erklären wir dem neuen Teammitglied den Verkaufsprozess, auch wenn er oder sie ihm in seiner Rolle nicht ausgesetzt ist. Ich denke, es ist wichtig, den gesamten Prozess zu verstehen, sowohl auf der Kandidaten- als auch auf der Kundenseite. Möchte sich ein Mitarbeiter später im Unternehmen beispielsweise zum 360°-Berater weiterentwickeln, führen wir selbstverständlich trotzdem entsprechende Verkaufsschulungen durch.

An den folgenden Tagen schulen wir sie im Umgang mit dem CRM, unserer internen Datenbank, und besprechen eventuell noch offene Fragen.

Aber das Onboarding hört natürlich nicht nach diesen ersten Tagen auf; es gibt regelmäßige Auffrischungsschulungen und neue Themen, die besprochen und trainiert werden; meist basierend auf konkreten Herausforderungen der Kollegen.

Die neuen Mitarbeiter begleite ich dann weiter, bis sie selbstständig in ihrer Arbeit werden. Ich höre ihren ersten Gesprächen zu, ohne sie zu unterbrechen, und gebe ihnen Feedback. Danach arbeiten wir gemeinsam an der Optimierung und wie Sie diese in Ihren Workflow integrieren können. Das mache ich regelmäßig bis zum Ende der Probezeit.

Ich sehe auch bereits die Auswirkungen dieses neuen Prozesses. Wir hatten einen Berater, der in seinen ersten Monaten im Job einige Probleme hatte. Kurz nachdem ich angefangen hatte, mich mit ihm zusammenzusetzen, seine Prozesse und seine Arbeitsweise zu besprechen und ihm einige Tipps zu geben, stellte er seinen ersten Kandidaten ein!

Das Interview wurde von Margaux Sauvage – Marketing Manager bei LHC International – geführt.