Was sind die Kosten einer Fehlbesetzung und wie sie vermeiden

Inhaltsverzeichnis:

1. Wann ist eine Kündigung eine Fehlbesetzung?
2. Was sind die Kosten einer Fehlbesetzung bei der Personalsuche?
3. Wie können Sie Recruiting-Fehler begrenzen? 5 tips

Sie sind zufrieden, denn gerade haben Sie nach vielen Wochen endlich einen neuen Mitarbeiter gefunden. Doch schon bald trübt sich Ihr Glücksgefühl. Immer mehr Probleme tauchen auf und Ihr Team beschwert sich immer heftiger über den neuen Kollegen.

Jedes Jahr verlieren Unternehmen finanzielle und zeitliche Ressourcen, weil sie nicht den richtigen Kandidaten eingestellt haben oder weil der neue Mitarbeiter gegangen ist, bevor er oder sie überhaupt produktiv war. Laut der Harvard Business Review sind bis zu 80% der Fluktuation in einem Unternehmen auf schlechte Rekrutierungsentscheidungen zurückzuführen. Doch eine Fehlbesetzung hat nicht nur finanzielle Folgen. Sie kostet auch einen enormen Zeitaufwand, kratzt am Image des Unternehmens und drosselt schlimmstenfalls die Produktivität Ihres Teams. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogartikel, wie Sie Fehlentscheidungen im Recruiting vermeiden und wie die Kosten einer Fehlbesetzung reduzieren können.

Wann ist eine Kündigung eine Fehlbesetzung?

Mehr als jeder fünfte neue Mitarbeiter verlässt der Harvard Business Review zufolge das Unternehmen innerhalb eines Jahres. Gemeinhin sprechen wir genau in diesen Fällen von einer Fehlbesetzung – nämlich immer dann, wenn der neue Mitarbeiter weniger als ein Jahr beim Unternehmen bleibt oder sogar schon während der Probezeit wieder geht.

Doch woran liegt das? Aus unserer Erfahrung sind die meisten Fehlentscheidungen auf mangelhafte Rekrutierungsprozesse und Mankos bei der richtigen Bewertung von Kandidaten zurückzuführen. Mit den richtigen Fragen erkennen Personalentscheider nämlich rasch, welche Fähigkeiten und Qualitäten der Kandidat auf dem Papier zeigt und welche er tatsächlich auch hat. Gerade während der Vorstellungsgespräche ist es wichtig, unnatürliches Verhalten zu erkennen und Bewerberlügen zu entlarven.

Die Infografik von Learn Trakstar, ehemals Mindflash, fasst die 4 Hauptgründe für Fehlentscheidungen zusammen:

1. Das Unternehmen musste schnell einen neuen Mitarbeiter finden
2. Die Zusammenarbeit mit dem Kandidaten hat nicht funktioniert
3. Die Fähigkeiten des Kandidaten wurden nicht ausreichend getestet oder verifiziert
4. Das Unternehmen hat die Referenzen des Kandidaten nicht ordnungsgemäß geprüft

Die Infografik zeigt auch viele Gemeinsamkeiten der Kandidaten, die sich später als Fehlbesetzung entpuppten:

• Die Qualität der Arbeit stimmt nicht
• Die Kandidaten verstehen sich nicht mit dem Team
• Die Kandidaten bringen eine negative Einstellung mit, zeigen keine Motivation und sind allem und jedem gegenüber kritisch
• Es tauchen Probleme auf, die mit immer in Zusammenhang mit dem neuen Kollegen stehen
• Kunden beschweren sich
• Die Kandidaten halten sich nicht an Fristen

Was sind die Kosten einer Fehlbesetzung bei der Personalsuche?

Eine Fehlbesetzung zieht finanzielle Kosten nach sich und wirkt sich zudem auf das Image, auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und auf die Atmosphäre im Unternehmen aus. Daher sind die Kosten einer falschen Einstellung nicht nur auf das Gehalt und die Kosten der Rekrutierung dieses Mitarbeiters zu beziffern – sie gehen weit darüber hinaus. Schätzungen, etwa von Harvard Business Review gehen von einem bis zu einem dreifachen Jahresgehalt der Fehlbesetzung aus.

Diese setzen sich aus direkten, aber auch aus indirekten Kosten zusammen:

Direkte finanzielle Kosten:

• Rekrutierungskosten: Budget für Stellenanzeigen, Gehalt des Recruiters oder eines Personalvermittlers, Profilsuche, Kosten für Software usw.
• Gehaltspaket des neuen Mitarbeiters: Monatsgehalt, Boni, Sachleistungen, Spesen usw.
• Kosten bei Rechtsstreitigkeiten und/oder Abfindungen
• Ersatz des neuen Mitarbeiters: die ursprünglichen Recruiting-Kosten fallen erneut an, da die Stelle ja wieder besetzt werden muss

Je nach Position, Verantwortungsbereich und der Dauer, die ein fehlbesetzter Mitarbeiter in seiner Position verbracht hat, variieren die direkten finanziellen Kosten.

Indirekte Kosten:

• Integration: Ressourcen für Onboarding, Schulung, Reisen
• Potenzieller Umsatzverlust
• Auswirkungen auf Kunden und Unternehmensimage
• Überlastung anderer Mitarbeiter: Produktivitäts-, Zeit- und Motivationsverlust
• Schlechte Arbeitsatmosphäre und mögliches Risiko für erhöhte Fluktuationsraten

Wie können Sie Recruiting-Fehler begrenzen? 5 tips

Indem Sie im Vorfeld ein paar Punkte beachten, können Sie eine Fehlentscheidung im Recruiting-Prozess vermeiden:

1. Machen Sie ein klares und ehrliches Stellenangebot:

Ihr Stellenangebot ist das Schaufenster Ihres Unternehmens. Formulieren Sie die Anzeige so, dass alle wichtigen Informationen über die betreffende Position enthalten sind und am Ende ein rundes und positives Bild entsteht.

Beauftragen Sie neue Mitarbeiter mit Aufgaben, die weder in der Anzeige noch im Vorstellungsgespräch erwähnt wurden, verlieren diese schnell die Motivation. Kommt das gehäuft vor, verlieren sie mit der Zeit immer mehr das Vertrauen in Sie und Ihr Unternehmen. Das Risiko einer Kündigung steigt.

2. Stellen Sie die richtigen Fragen im Interview:

Gerade wenn Ihnen die Erfahrung in Interviewtechniken fehlt, sollten Sie einen Experten in Betracht ziehen. Das kann ein Kollege aus einer anderen Abteilung, etwa aus der Personalabteilung sein, ein Interim Recruiter oder auch eine externe Personalvermittlung. Außerdem hat die Hilfe Dritter noch einen wichtigen Vorteil: Sie werden objektivere Entscheidung treffen und somit Fehlentscheidungen früh im Prozess verhindern.

3. Überprüfen Sie Referenzen:

Bereiten Sie Ihre Fragen vor und überlegen Sie genau, welche Punkte Sie auf jeden Fall abklären möchten. Gehen Sie sehr sorgfältig mit dem Referenzencheck um und legen Sie Wert auf Vertraulichkeit. Möglicherweise hat der Kandidat seinen Arbeitgeber noch nicht über seine Wechselabsichten informiert.

4. Starten Sie das Onboarding vor dem ersten Tag

Denn ein mangelhafter Empfang kann sich sehr schnell negativ auf die Meinung des Kandidaten über Ihr Unternehmen und seine Entscheidung, für Sie zu arbeiten, auswirken.

Tipp: In unserem Artikel „Mitarbeiter-Onboarding: Bedeutung, Vorteile und Beispiele“ erfahren Sie mehr über ein gelungenes Onboarding.

5. Überhasten Sie Ihre Entscheidung nicht

Üben Sie sich in Geduld. Fällen Sie keine übereilten Entscheidungen, damit eine Stelle schnell besetzt ist. Denken Sie sorgfältig darüber nach, welches Profil Sie benötigen und welcher Kandidat dafür die Fähigkeiten mitbringt und sich am besten eignet.

Es ist besser, eine weitere Bewerbungsrunde zu drehen und mehr Entscheidungssicherheit zu gewinnen, als sich in 6 Monaten wieder vom Kandidaten trennen zu müssen. Auf lange Sicht profitieren Sie davon mehr, fördern das Image und sparen sich die Kosten einer Fehleinstellung.

In den meisten Fällen ist eine schlechte Einstellung auf unzureichende Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche und zu schnell getroffene Entscheidungen zurückzuführen. Das Risiko der Kosten einer Fehlbesetzung ist außerdem hoch, wenn Sie sich im Vorfeld nicht genau über das gewünschte Profil im Klaren sind oder sich die Zeit nehmen, den Kandidaten richtig zu bewerten. Alles zusammen führt zu kostspieligen Fehlentscheidungen, die Sie mit unseren Tipps vermeiden können.

Viel Erfolg dabei!

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